SOLICITAÇÃO DE ACESSO A DOCUMENTO
Recebida por ofício, SEI ou e-mail institucional
1
Recebimento e Formalização
O setor que recebeu a solicitação verifica se ela veio por canal válido.
Comunicações verbais, WhatsApp e e-mails informais não são aceitos.
?
A solicitação foi feita por canal formal válido? (ofício / SEI / e-mail institucional)
NÃO
Orientar o solicitante
Informar os canais válidos e solicitar nova formalização antes de qualquer encaminhamento.
SIM
Prosseguir para o Passo 2
Registrar a entrada e providenciar a abertura do processo SEI.
2
Abertura de Processo SEI
Tipo: "Solicitação de Acesso a Documentos Institucionais — Agente Externo"
Junta: solicitação + documentos de identificação do solicitante.
3
Classificação do Documento SolicitadoN1 Público · N2 Interno · N3 Restrito · N4 Confidencial
Documentos de prestação de contas ao TCE → N3 por padrão
?
O documento é N1 (Público)?
SIM
Acesso Direto
Disponibilizar sem restrições adicionais.
Registrar no processo SEI.
NÃO (N2/N3/N4)
Encaminhar ao Jurídico
Processo SEI enviado à Assessoria Jurídica / DPO para análise de viabilidade.
4
Nota Jurídica — Prazo: 5 dias úteis
A Assessoria Jurídica analisa:
• Classificação do documento · • Vínculo contratual vigente
• Riscos institucionais e perante o TCE · • Conformidade LGPD/LAI
?
Nota Jurídica é favorável ao compartilhamento?
NÃO
Indeferimento Fundamentado
Decisão registrada no SEI.
Notificação formal ao solicitante com os motivos do indeferimento.
SIM
Verificar Vínculo Contratual
Há contrato, convênio ou termo de cooperação vigente com o agente externo?
?
Existe instrumento contratual formal e vigente?
NÃO
Suspensão Imediata
Compartilhamento bloqueado.
Notificação à Presidência com recomendação de formalização antes de qualquer acesso. Gratuidade não afasta a irregularidade.
SIM
Prosseguir para Alçada Decisória
Processo SEI encaminhado à Presidência (N3) ou Presidência + Conselho (N4).
5
Decisão pela Alçada CompetenteN2: Gerência da área | N3: Presidência | N4: Presidência + Conselho Fiscal/Curador
Despacho de autorização ou indeferimento registrado no processo SEI.
6
Assinatura do Termo de Confidencialidade
O representante legal do agente externo assina o Termo antes de qualquer acesso.
Documento juntado ao processo SEI.
7
Compartilhamento com Controles Ativos
• Acesso físico: nas dependências da Fundação, com servidor responsável presente.
• Acesso digital: link temporário com expiração via e-mail institucional. Vedado WhatsApp/Telegram.
• Log de acesso preenchido: data · hora · documentos · responsável · processo SEI.
8
Encerramento e Rastreabilidade
Revogação imediata de acessos temporários.
Juntada do Termo assinado e do log de acesso ao processo SEI.
Encerramento com despacho de conclusão.
PROCESSO ENCERRADO
Rastreabilidade completa assegurada · Cadeia de custódia documental preservada
⚠ Critério eliminatório absoluto
A ausência de vínculo contratual formal impede o compartilhamento de qualquer documento N3 ou N4, mesmo com autorização verbal da Presidência. A gratuidade do serviço não afasta a irregularidade e não exclui a responsabilização pessoal do dirigente perante o TCE.
📋 Documentos obrigatórios no processo SEI
(1) Solicitação formal do agente externo ·
(2) Cópia do instrumento contratual vigente ·
(3) Nota Jurídica da Assessoria ·
(4) Despacho de autorização da alçada competente ·
(5) Termo de Confidencialidade assinado ·
(6) Lista dos documentos compartilhados ·
(7) Log de acesso preenchido e assinado ·
(8) Despacho de conclusão